三亚市人大常委会机关档案管理制度

根据中共中央、国务院有关档案工作的决定和指示，为加强档案的科学管理，更好地为机关工作服务，特制定本制度。

一、档案人员岗位职责：

1．档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识；

2．严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理、保护、利用工作；

3．对本机关文书文件材料的归档工作，归档含文字归档和电子归档；

4．负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务；

5．贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

6．档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

二、机关档案部门接收的档案，应符合下列要求：

1．凡是本单位在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图片、声像等各项有价值的材料，均属归档范围；

2．归档的文件材料及材料页数应齐全、完整；

3．归档文件要做到问题单一、类型鲜明、年代清晰、保管期准确；分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用；

4．会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签名；

三、档案的管理和提供利用

1．档案室实行专人负责管理。

2．需要移交档案管理部门的档案，要按照要求及时移交；　

3．机关的档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14℃—24℃之间，湿度保持在50%—65%之间；

4．查阅或借阅档案资料，须遵守相关规定，原则上在阅档室进行。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，严禁在案卷上圈点、勾划、涂抹、剪裁等，确保档案完好；如需复制，须经档案管理人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效；重要档案原则不外借；

5．各种密级档案原则不允许复印，如确因工作需要复印的，严格按保密规定执行；

6．数字档案建设要列入机关信息化建设整体规划，并确保建设资金列入年度预算；

7．档案借阅期间一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续；

8．任何人不得把档案占为已有。